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title: "Digiforma et paiement en ligne : la refonte du site d’un organisme de formation"
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url: "https://www.newp.fr/actualites/cas-clients-coulisses/case-study/digiforma-paiement-en-ligne-organisme-formation-etude-de-cas/"
author: "Kévin Papot"
date: "2026-11-10T20:00:18+00:00"
modified: "2026-11-10T20:03:13+00:00"
lang: "fr_FR"
categories: ["Études de cas"]
tags: ["Étude de cas", "Migration site", "WooCommerce"]
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# Digiforma et paiement en ligne : la refonte du site d’un organisme de formation

Le 9 novembre 2026, un organisme de formation continue pour les professionnels de santé, kinésithérapeutes et ostéopathes en tête, a cessé de saisir ses formations deux fois. Son site vend désormais les sessions de Digiforma, son logiciel de gestion, et chaque inscription payée en ligne y arrive directement, avec la facture et le règlement. Voici le point de départ, la passerelle que nous avons construite, les pièges rencontrés avec l'API de Digiforma, et la façon dont nous l'avons mise en service sans interrompre les ventes.

## L'essentiel en 30 secondes

| Question | Réponse |
|---|---|
| Quel était le problème ? | Deux catalogues coexistaient : celui de l'extension Digiforma et celui de la boutique WooCommerce. Dates, prix et places pouvaient se contredire, et l'équipe saisissait tout deux fois. |
| Qu'avons-nous construit ? | Une passerelle sur mesure : Digiforma devient la seule référence, le site affiche ses sessions et encaisse les inscriptions, qui repartent dans Digiforma avec facture et règlement. |
| Comment sont gérés chèques et virements ? | Le client est « Indécis » dans Digiforma, sans facture, puis « Gagné » à réception du paiement, avec facture et règlement. |
| Que fait l'équipe sur le site ? | Plus rien au quotidien : sessions, clients, annulations et factures se gèrent dans Digiforma, le site suit toutes les 15 minutes. |
| Combien de temps ? | Trois semaines entre le premier essai et la mise en service complète, en même temps que la refonte du site. |

## Le point de départ : deux catalogues et une double saisie

Le site tournait sous WordPress avec WooCommerce, l'extension de boutique en ligne de WordPress. Il avait enregistré près de 30 000 commandes depuis son ouverture. Les sessions étaient vendues comme des produits de la boutique, saisis à la main.

En parallèle, une extension de catalogue Digiforma affichait les formations directement depuis le logiciel. Elle remplissait bien ce rôle d'affichage, mais ne couvrait pas quatre besoins de l'organisme :

- le paiement en ligne au moment de l'inscription ;
- le choix d'un règlement par chèque ou par virement ;
- la liste d'attente par session ;
- la relance des paniers abandonnés.

Résultat : deux catalogues, avec des écarts possibles sur les dates, les prix et les places restantes, et une double saisie pour l'équipe. La facturation, elle, passait par un logiciel de facturation certifiée branché sur la boutique : Digiforma ne contenait aucune facture. Le dirigeant voulait que Digiforma redevienne la seule référence, facturation comprise, et que l'équipe n'ait plus rien à gérer sur le site au quotidien.

## Une passerelle sur mesure entre Digiforma et le site

Les extensions du marché, que nous avons comparées dans notre article sur [les solutions pour afficher un catalogue Digiforma sur WordPress](https://www.newp.fr/actualites/marketing-acquisition/plugin-wordpress-digiforma-prix/), savent publier les formations et renvoyer des demandes d'inscription. Ici, il fallait aller plus loin : encaisser, facturer et gérer les places. Nous avons donc développé notre propre passerelle, construite sur WooCommerce, et l'avons reliée à 43 programmes et 64 sessions.

- **Catalogue** : formations, sessions, prix et places remontent de Digiforma toutes les 15 minutes, avec un lien de mise à jour immédiate pour l'équipe. Les informations demandées par Qualiopi (objectifs, prérequis, programme, évaluation, accessibilité, indicateurs de résultats) sont lues dans Digiforma, ce qui garde le site cohérent avec le logiciel, un point que l'auditeur regarde (voir [les informations obligatoires d'un site certifié Qualiopi](https://www.newp.fr/actualites/marketing-acquisition/qualiopi-site-internet-informations-obligatoires/)).
- **Places** : une session n'est plus vendue la veille de son début, et le site retient les places des commandes pas encore enregistrées dans Digiforma, pour éviter de vendre deux fois la même place.
- **Annulations** : un client passé « Annulé » dans Digiforma libère sa place sur le site dans les 15 minutes, et la liste d'attente est prévenue automatiquement. Les 139 personnes inscrites sur les anciennes listes d'attente ont été reprises, dans le même ordre.
- **Factures** : chaque stagiaire retrouve dans son compte une rubrique « Mes factures », avec ses factures Digiforma et les milliers de factures et d'avoirs émis avant la bascule. Ces PDF, jusque-là lisibles par toute personne qui connaissait leur adresse, sont désormais réservés à leur titulaire.

Le cœur du dispositif est le circuit d'inscription, résumé ci-dessous. L'équipe a choisi elle-même le traitement des chèques et virements : pas de facture tant que le paiement n'est pas reçu.

Qui fait quoi entre le site et Digiforma Site de l'organisme Fiches, sessions, places Paiement par carte Chèque ou virement Liste d'attente Digiforma Programmes et sessions Clients et factures Clients en attente Annulations Sessions, prix, places : toutes les 15 min Carte : Gagné, facture et règlement Indécis, puis Gagné à réception Annulé : place libérée, liste prévenue Le circuit d'inscription en place depuis le 9 novembre 2026. Digiforma reste la seule référence : le site affiche ses données et encaisse les inscriptions.## Ce que l'API de Digiforma nous a appris

Digiforma propose une API, c'est-à-dire une porte d'accès permettant à un autre logiciel de lire et d'écrire dans le compte. Son accès est une option de l'abonnement, à activer par l'organisme. Plusieurs comportements ne sont visibles qu'en conditions réelles, et nous les avons tous rencontrés :

1. **Une demande d'inscription ne prend pas de place.** La méthode la plus simple crée une préinscription au catalogue : le stagiaire n'est pas encore client de la session, et la place n'est pas décomptée tant que l'équipe ne l'a pas validée. Avec des sessions d'une vingtaine de places qui se remplissent vite, c'est un risque de surréservation. Nous avons d'abord fait retenir ces places par le site, puis basculé vers une inscription directe du client sur la session.
2. **Une facture créée est un brouillon.** Elle n'a pas encore de numéro : Digiforma l'attribue à la validation. Le site attend donc qu'elle soit validée pour la montrer au stagiaire.
3. **Une fiche stagiaire en brouillon bloque l'inscription.** Une préinscription ancienne laisse parfois une fiche en brouillon, que Digiforma refuse d'inscrire sur une session. Nous l'avons découvert le jour de la bascule, pendant le test de l'équipe. Les inscriptions sont repassées sur l'ancien circuit le temps de corriger, sans perte de commande ; la passerelle valide désormais la fiche avant l'inscription.
4. **Les requêtes ont une limite de complexité.** Lire toutes les sessions d'un coup dépasse le plafond fixé par Digiforma : la passerelle les lit par lots de dix.

Pendant toute la mise au point, la copie de travail du site était équipée d'un verrou qui bloquait toute écriture vers Digiforma. Les seuls essais réels ont été faits avec l'accord du dirigeant, sur une session de test, puis supprimés.

## Une mise en service progressive

1. **21 octobre** : passerelle installée sur une copie de travail du site, fermée à Google, avec le verrou d'écriture vers Digiforma.
2. **22 octobre** : accès à l'API activé par l'organisme, première lecture du catalogue (43 formations, 67 sessions à venir).
3. **26 octobre** : essai réel sur trois formations du site en ligne, les autres restant sur l'ancien circuit.
4. **9 novembre** : toutes les formations reliées, en direct avec l'équipe, puis une inscription réelle par chèque suivie jusqu'à la facture avant de rouvrir le site.
5. **Les jours suivants** : guide pratique pour l'équipe et contrôle quotidien des inscriptions transmises.

Ce raccordement s'est fait en même temps qu'une refonte complète du site, menée sans perdre une seule adresse connue de Google. Nous la racontons dans [notre étude de cas sur la refonte du site](https://www.newp.fr/actualites/cas-clients-coulisses/case-study/refonte-site-organisme-formation-sante-etude-de-cas/). Pour la suite, la passerelle reste suivie dans le cadre de la [maintenance du site de l'organisme de formation](https://www.newp.fr/maintenance-site-organisme-formation/).

## Notre lecture

Une passerelle sur mesure n'est pas la bonne réponse pour tous les organismes. Si vous voulez seulement afficher votre catalogue Digiforma et recevoir des demandes d'inscription, une extension du marché suffit et coûte moins cher. Le sur-mesure se justifie quand le site doit encaisser, gérer des places limitées, une liste d'attente et une facturation qui doit atterrir dans Digiforma.

Le gain principal ne se voit pas à l'écran : une seule source de vérité. L'équipe gère ses sessions, ses clients et ses factures dans Digiforma, et le site suit. En contrepartie, la passerelle dépend de l'API de Digiforma : elle doit être surveillée et mise à jour quand l'éditeur fait évoluer son logiciel. C'est un point à prévoir dès le départ, au même titre que la maintenance du site. Si votre besoin se limite à automatiser des échanges entre Digiforma et vos autres outils, sans vente en ligne, des outils comme n8n ou Make peuvent suffire : nous les présentons dans [notre article sur l'API Digiforma](https://www.newp.fr/actualites/marketing-acquisition/marketing-ia/api-digiforma-n8n-make/).

Accompagner un organisme de formation sur son site, ses outils et sa visibilité, c'est le rôle de notre offre d'[agence web pour organismes de formation](https://www.newp.fr/agence-web-organismes-de-formation/).

## Questions fréquentes

Peut-on encaisser en ligne une inscription à une session Digiforma ?Oui, avec une passerelle qui vend les sessions sur le site et renvoie l'inscription dans Digiforma. Le paiement par carte passe par la solution de paiement du site, et Digiforma reçoit le client, la facture et le règlement.

La facture est-elle établie par Digiforma ou par le site ?Dans ce projet, par Digiforma. Le site crée la facture par l'API, l'équipe la valide dans Digiforma, puis le stagiaire la retrouve dans son espace client sur le site.

Que se passe-t-il quand un stagiaire annule ?L'équipe passe le client en « Annulé » dans Digiforma. Dans les 15 minutes, la commande est annulée sur le site, la place est remise en vente et la liste d'attente est prévenue.

Faut-il un abonnement Digiforma particulier ?Oui, l'accès à l'API doit être activé sur le compte Digiforma de l'organisme. C'est une option de l'abonnement, à vérifier avec Digiforma avant de lancer le projet.

Combien de temps faut-il pour relier Digiforma à un site ?Ici, trois semaines entre la première lecture du catalogue et la mise en service complète, essai réel compris. La durée dépend surtout des règles d'inscription de l'organisme : paiement, délais, liste d'attente, facturation.

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*Source : [www.newp.fr](https://www.newp.fr/actualites/cas-clients-coulisses/case-study/digiforma-paiement-en-ligne-organisme-formation-etude-de-cas/)*